Cassette postali condivise e posta inviata ed eliminata

Di | 10/03/2014

Le cassette postali condivise (shared mailbox) sono una importante caratteristica di Office 365: grazie ad esse è possibile gestire tutti quegli indirizzi email che non sono direttamente legati ad un utente, ma che sono comuni ad un gruppo o addirittura a tutti gli utente. Un esempio classico sono gli indirizzi del tipo info@nomeazienda.com oppure assistenza@nomeazienda.com ecc.

L’interfaccia di amministrazione di Office 365, sia nella versione Small Business (P1) che in quella Enterprise (Ex), consente di creare in maniera molto semplice una cassetta postale condivisa, permettendo di definire il relativo alias di posta e di aggiungere come membri gli utente che devono potervi accedere. Agli utenti definiti come membri sarà consentito di accedere alla cassetta postale condivisa e di inviare messaggi (Send As). Quindi, almeno in teoria, tutto perfetto… ma non è proprio così.

Il problema riguarda la gestione della posta inviata e di quella eliminata dagli utenti. Immaginiamo di avere una cassetta postale condivisa info@nomeazienda.com alla quale accedono gli utenti Pippo@nomeazienda.com e Pluto@nomeazienda.com. Sulla cassetta info arriva un messaggio e chiaramente questo viene visualizzato sia da Pippo che da Pluto. Se però Pluto risponde al messaggio, la sua risposta verrà inserita nella cartella Posta Inviata di Pluto e Pippo non vedrà la risposta e quindi potrebbe rispondere a sua volta. Allo stesso modo, se Pluto cancella un messaggio dalla casella info, il messaggio eliminato andrà a finire nella sua casella Posta eliminata e non nella cassettaa condivisa. Insomma, viene meno buona parte dell’utilità della shared mailbox.

Purtroppo al momento non sembra esserci una soluzione semplice e definitiva al problema, ma solo dei workaround, tra l’altro validi solo se si utilizza Outlook come client di posta (quindi eventuali messaggi inviati da altri client, ad esempio via OWA, continueranno a seguire il comportamento standard).

Posta inviata

Per far andare i messaggi inviati nella cartella Posta inviata della cassetta postale condivisa è necessario modificare un’impostazione di Outlook. Tale impostazione, almeno fino all’attuale versione di Outlook (2013), è attivabile solo agendo sul registro di configurazione (REGEDIT). In pratica si tratta di aggiungere all’interno del seguente percorso:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Preferences

un nuovo valore DWORD valorizzato a 1

DelegateSentItemsStyle

Attenzione: il percorso fa riferimento ad un’installazione di Office 2013, nel caso si utilizzasse una versione diversa bisogna considerare al posto del “15.0” il numero di versione relativo alla versione di Office che si sta utilizzando (banalmente sarà “14.0” per Outlook 2010, “12.0” per Outlook 2007 e così via).

Modifica chiave di registro DelegateSentItemsStyle

Modifica chiave di registro DelegateSentItemsStyle

Posta eliminata

Per quanto riguarda la Posta eliminata va sempre utilizzato l’editor del registro (REGEDIT), aggiungendo al seguente percorso

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Options\General

un nuovo valore DWORD valorizzato a 4

DelegateWastebasketStyle

Anche in questo caso vale il discorso sulla versione di Office.

Modifica chiave di registro DelegateWastebasketStyle

Modifica chiave di registro DelegateWastebasketStyle

In entrambi i casi per attivare la modifica è sufficiente riavviare Outlook.

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